Die E-Rechnung im Bundeskartellamt

Die ERechV des Bundes verpflichtet im Rahmen von öffentlichen Aufträgen einerseits die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen, andererseits die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen. Dabei regelt die ERechV die Fristen, die Übertragungswege, den Datenstandard sowie Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs.

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund seit dem 27. November 2020. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt und sind wie folgt beschrieben:

• Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000,00 Euro netto gestellt werden
• Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 ERechV unterliegen (geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland)

Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrundeliegenden Auftrags- bzw. Vertragsverhältnis ergeben.

Grundsätzlich gibt es vier Möglichkeiten, eine E-Rechnung im Standard XRechnung zu erstellen:

1. Sie nutzen Dienstleister und Rechnungsnetzwerke, d.h., Sie haben die Rechnungserstellung an externe Dienstleister ausgelagert.
2. Sie nutzen das Web-Portal der zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE), d.h., Sie erstellen eine Rechnung manuell und senden direkt aus dem Portal.
3. Ihr System bietet die Erstellung und/oder Übermittlung der E-Rechnung im Standard XRechnung (zukünftig) an. D.h., Sie können E-Rechnungen direkt aus Ihrer Buchhaltungssoftware generieren und im Idealfall auch senden. Viele Systeme beinhalten die Umwandlung einer Rechnung in den Standard XRechnung bereits.
4. Sie setzen die Erstellung einer E-Rechnung im Standard XRechnung in Ihren Systemen selbst um und entscheiden sich für einen Übertragungskanal. Sollte Ihr System über keine Funktion der Umwandlung in den Standard XRechnung verfügen, können Sie sich verschiedenster Programme anderer Dienstleister bedienen, die sich auf die Umwandlung von Rechnungsdatensätzen in XRechnung spezialisiert haben. Diese fungieren als Zwischenschritt zwischen der Erstellung einer Rechnung in Ihrer eigenen Buchhaltungssoftware und der Einreichung einer elektronischen Rechnung im Standard XRechnung bei der ZRE. Alternativ können Sie diese Schnittstelle selbst programmieren (lassen). Unterstützung für die technische Umsetzung des Standards XRechnung in Ihren Systemen können Sie auf den Webseiten der KoSIT erhalten.

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Norm ist keine eingescannte Papier- oder PDF-Rechnung, sondern eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird sowie eine automatische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Die E-Rechnung basiert auf einem XML-Datenformat, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht ohne Weiteres für eine manuelle Sichtprüfung eignet. Die elektronische Rechnungsstellung kann über verschiedene Standards bzw. Spezifikationen ermöglicht werden, darunter z.B. im Standard XRechnung (§ 3 ERechV).

Nein. Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz. Eine PDF-Datei ist unter diesen Anforderungen keine E-Rechnung.